Contabilidad 101

La terminología contable y fiscal puede ser confusa incluso para expertos. Por eso, en Tablia creamos este glosario para ayudarte a recorrer los conceptos clave de la A a la Z.

Acreditamiento

Es tu derecho a restar el IVA que pagaste en tus compras del IVA que cobraste en tus ventas. Por ejemplo, si cobraste $1,600 de IVA a tus clientes pero pagaste $800 de IVA en compras, solo entregas $800 al SAT.

Activo

Todo lo que tu negocio tiene y vale dinero: el efectivo en el banco, lo que te deben tus clientes, tu inventario, computadoras, local, vehículos. Se divide en lo que puedes convertir rápido en efectivo (activo circulante) y lo que tardará más (activo fijo).

Activo circulante

Activos que se esperan convertir en efectivo en menos de 12 meses, como bancos, clientes e inventarios.

Amortización

Distribución del costo de un activo intangible (como software o patentes) durante su vida útil. Similar a la depreciación pero para activos no físicos.

Balance general

Una "fotografía" de tu negocio en un momento específico: qué tienes (activos), qué debes (pasivos), y cuánto vale realmente tu empresa (capital). También se llama Estado de Situación Financiera.

Balanza de Comprobación

Un reporte mensual que lista todas tus cuentas contables con sus saldos. Es como un resumen de toda tu contabilidad. Si eres persona moral o algunos tipos de persona física, debes enviarlo al SAT cada mes.

Banca electrónica

Canales digitales de los bancos que permiten consultar movimientos y realizar operaciones financieras.

Banco

La cuenta contable donde registras todos los movimientos de tus cuentas bancarias: depósitos, pagos, transferencias. Debe coincidir con lo que dice tu estado de cuenta del banco.

Cancelación de CFDI

Anular una factura que ya emitiste. Desde 2022, tu cliente debe aceptar la cancelación (tiene 72 horas para responder). Si no responde en ese tiempo, se cancela automáticamente. Solo en casos especiales no necesitas su autorización.

Capital contable

Lo que realmente vale tu negocio. Se calcula restando lo que debes (pasivos) de lo que tienes (activos). Incluye lo que tú y tus socios aportaron, más las ganancias que han quedado en el negocio.

Carta Porte

Un complemento especial de la factura que necesitas cuando transportas mercancías. Debe incluir de dónde sale, a dónde va, qué llevas, y en qué vehículo. Es obligatorio para evitar que el SAT piense que las mercancías no tienen dueño.

Catálogo de Cuentas

La lista organizada de todas las cuentas que usas en tu contabilidad: Bancos, Clientes, Proveedores, Ventas, Gastos, etc. Cada cuenta tiene un número único. El SAT requiere que lo envíes como parte de tu contabilidad electrónica.

CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet)

La factura electrónica oficial de México. Es el único comprobante que acepta el SAT desde 2014. Debe ser timbrado (certificado) por una empresa autorizada llamada PAC. Sin CFDI, no puedes deducir gastos ni comprobar ingresos.

Clave de Producto o Servicio

Un código del catálogo del SAT que debes poner en cada renglón de tu factura para describir qué vendes. Por ejemplo, servicios de contabilidad tienen una clave, una computadora tiene otra. Hay más de 50,000 claves diferentes.

Complemento de Pago

Una factura especial que emites cuando tu cliente te paga una factura que habías emitido antes "a crédito". Si vendiste en enero pero te pagaron en marzo, en marzo emites este complemento para que el SAT sepa que ya te pagaron.

Conciliación Bancaria

Comparar tu estado de cuenta del banco con tus registros contables para asegurarte de que coincidan. Te ayuda a encontrar errores, cargos que no registraste, o depósitos pendientes.

Contabilidad Electrónica

La obligación de llevar tu contabilidad en computadora y enviar ciertos reportes al SAT cada mes: tu catálogo de cuentas, balanza de comprobación, y las pólizas si te las piden. Aplica para personas morales y algunos tipos de personas físicas.

Contrarecibo

Un comprobante interno que se usa a veces cuando pagas honorarios o servicios. No sustituye a la factura (CFDI), pero sirve como comprobante adicional para tu control interno.

CSD (Certificado de Sello Digital)

Un archivo digital que te da el SAT para "firmar" tus facturas electrónicamente. Son dos archivos (.cer y .key) con contraseña. Dura 4 años y después debes renovarlo. Es diferente de tu e.firma.

Cuenta Contable

Cada "cajón" donde guardas un tipo específico de movimientos. Por ejemplo, la cuenta "Bancos" guarda todos los movimientos bancarios, "Clientes" todo lo que te deben. Cada cuenta tiene un nombre y un número.

Cuenta por Cobrar

El dinero que tus clientes te deben por ventas a crédito. Por ejemplo, si le vendiste a un cliente en diciembre pero te pagará en enero, ese dinero es una cuenta por cobrar hasta que lo recibas.

Cuenta por Pagar

Lo contrario: el dinero que tú debes a tus proveedores por compras a crédito. Si compraste mercancía en octubre pero la pagarás en noviembre, es una cuenta por pagar hasta que la liquides.

Declaración Anual

El "cierre" fiscal de tu año. Es un reporte completo donde le dices al SAT cuánto ganaste, cuánto gastaste, y cuánto impuesto te toca pagar en todo el año. Personas morales lo presentan antes del 31 de marzo, personas físicas antes del 30 de abril.

Declaración Mensual

El reporte que haces cada mes (a más tardar el día 17) para pagar tus impuestos: ISR e IVA. Se le llama "provisional" porque es un adelanto, el cálculo definitivo se hace en la declaración anual.

Deducción Autorizada

Un gasto que el SAT te permite restar de tus ingresos para pagar menos impuestos. Para que cuente, debe cumplir requisitos: tener factura (CFDI), estar pagado, ser necesario para tu negocio, y estar registrado en tu contabilidad.

Depreciación

El reconocimiento de que tus activos pierden valor con el tiempo. Si compraste una camioneta en $300,000, el SAT te permite deducir un porcentaje cada año (25% para vehículos = $75,000 anuales). No es efectivo que sale, pero sí reduces impuestos.

e.firma (Fiel)

Tu firma electrónica oficial para hacer trámites con el SAT. También son dos archivos (.cer y .key) con contraseña, pero este sí lo usas para trámites fiscales, presentar declaraciones, etc. Es diferente del CSD que solo sirve para facturas.

Egreso

Cualquier salida de dinero: compras, pagos a proveedores, renta, servicios, sueldos, impuestos. Todo lo que sale de tu negocio.

Estado de Cuenta

El reporte mensual que te da tu banco con todos los movimientos: depósitos, retiros, transferencias, comisiones. Lo necesitas para hacer tu conciliación bancaria.

Estado de Flujo de Efectivo

Un reporte que muestra cómo entró y salió el efectivo de tu negocio en un período. Te dice si generaste efectivo con tus ventas, si invertiste en equipo, o si recibiste o pagaste préstamos. Es diferente a la utilidad porque se enfoca solo en efectivo real.

Estado de Resultados

El reporte de "cuánto ganaste o perdiste". Muestra tus ventas, le restas el costo de lo que vendiste, le restas los gastos, y te da la utilidad o pérdida. También se llama Estado de Pérdidas y Ganancias.

Factura

En México, es sinónimo de CFDI. Toda factura debe ser electrónica y estar timbrada por un PAC autorizado. Ya no existen facturas en papel con validez fiscal.

Factura Global

Una factura que agrupa muchas ventas pequeñas al público en general hechas en un día. Sirve para cuando vendes sin pedir datos del cliente. El límite es $250,000 pesos por día. La emites a más tardar el día 17 del mes siguiente.

Fecha de Timbrado

El momento exacto en que tu factura fue certificada por el PAC. Esa es la fecha oficial de tu factura para el SAT, aunque la venta la hayas hecho horas antes.

Folio Fiscal

El "número de serie" único de cada factura. Es una clave de 36 caracteres que identifica tu CFDI de por vida. Con este folio puedes consultar en la página del SAT si una factura es válida o fue cancelada.

Ingreso

El dinero o recursos que entran a tu negocio por tus ventas o servicios. Puede ser en efectivo, transferencia, o incluso a crédito (aunque no lo hayas cobrado todavía).

ISR (Impuesto Sobre la Renta)

El impuesto sobre tus ganancias. Personas morales pagan 30% sobre su utilidad. Personas físicas pagan según una tabla que va del 1.92% al 35% dependiendo de cuánto ganes. Se paga mensualmente como adelanto y se ajusta en la declaración anual.

IVA (Impuesto al Valor Agregado)

El impuesto al consumo que cobras a tus clientes. La tasa normal es 16%. Algunas cosas tienen tasa 0% (como alimentos básicos y medicinas) y otras están exentas. Tú cobras el IVA pero no te lo quedas, se lo entregas al SAT cada mes.

IVA Acreditable

Es tu "IVA a favor".
IVA.El IVA que tú cobras a tus clientes. No es tuyo, solo lo "trasladas" del cliente al SAT. Cada mes restas tu IVA acreditable y la diferencia la pagas al SAT.

IVA No Acreditable

IVA que pagaste pero no puedes restar porque el gasto no cumple requisitos fiscales (por ejemplo, gasolina sin factura) o es para operaciones que no causan IVA.

IVA Trasladado

El IVA que tú cobras a tus clientes. No es tuyo, solo lo "trasladas" del cliente al SAT. Cada mes restas tu IVA acreditable y la diferencia la pagas al SAT.

PAC (Proveedor Autorizado de Certificación)

Empresas autorizadas por el SAT para validar y timbrar facturas. Son como "notarios digitales" que certifican que tu factura es válida. Sin PAC, tu factura no sirve.

Pasivo

Todo lo que tu negocio debe: cuentas por pagar a proveedores, préstamos bancarios, impuestos pendientes de pago, sueldos por pagar. Es lo contrario del activo.

Período Contable

El tiempo que abarca un reporte. Puede ser un mes (para declaraciones mensuales), un trimestre, o un año (para la declaración anual).

Persona Física

Tú como individuo haciendo actividades económicas. Puedes ser: empleado, profesionista independiente, pequeño empresario, arrendador, etc. Tu RFC tiene 13 caracteres.

Persona Moral

Una empresa legalmente constituida: Sociedad Anónima (SA), Sociedad Civil (SC), Asociación Civil (AC), etc. Tiene personalidad jurídica propia, separada de sus dueños. Su RFC tiene 12 caracteres.

Póliza Contable

El documento donde registras tus operaciones en la contabilidad. Cada póliza tiene fecha, descripción, las cuentas que se mueven, y los montos. Es como el "recibo" de cada registro contable.

PPD (Pago en Parcialidades o Diferido)

Complemento de pago.El código que usas cuando te pagan al momento de emitir la factura. Es el más común en ventas de mostrador o cuando recibes el pago inmediato.

PUE (Pago en Una Sola Exhibición)

El código que usas cuando te pagan al momento de emitir la factura. Es el más común en ventas de mostrador o cuando recibes el pago inmediato.

Razón Social

El nombre oficial de tu empresa registrado en el SAT. Debe aparecer exactamente igual en todas las facturas. Si tienes un error de una letra, la factura puede no ser válida.

Recibo de Honorarios

La factura que emites si das servicios profesionales independientes (abogado, contador, consultor, diseñador, etc.). Debes retener el 10% de ISR y el 10.66% de IVA del total.

Régimen Fiscal

El "tipo" de contribuyente que eres ante el SAT. Define tus obligaciones y cómo calculas impuestos. Ejemplos: asalariado, honorarios, actividad empresarial, arrendamiento, RESICO, etc.

RESICO (Régimen Simplificado de Confianza)

Un régimen especial creado en 2022 para pequeños negocios con ingresos hasta $3.5 millones al año. Tiene tasas muy bajas de ISR (del 1% al 2.5%) y facilita el cumplimiento fiscal. Sustituyó al RIF.

Retención

Cuando pagas a alguien y le "retienes" una parte para entregársela al SAT. Por ejemplo, si pagas $10,000 de honorarios, retienes $1,000 de ISR, le das $9,000 a la persona, y los $1,000 los pagas al SAT. Debes darle a la persona su CFDI de retención.

RFC (Registro Federal de Contribuyentes)

Tu "matrícula" fiscal. Es una clave única que te identifica ante el SAT. Sin RFC no puedes facturar ni hacer trámites fiscales. Para personas físicas tiene 13 caracteres, para morales 12.

SAT (Servicio de Administración Tributaria)

La autoridad fiscal de México. Es quien cobra los impuestos, revisa que cumplas tus obligaciones, y te sanciona si no lo haces. Es parte de la Secretaría de Hacienda.

Sello Digital

El "candado" encriptado que protege tu factura. Se genera automáticamente con tu CSD y garantiza que nadie la puede alterar. Si cambia un solo número de la factura, el sello se rompe.

Sello SAT

El segundo "candado" que pone el PAC cuando timbra tu factura. Confirma que el SAT la recibió y registró. Sin este sello, tu factura no es válida.

Subtotal

La suma de todo lo que vendes antes de impuestos. Si vendiste $10,000 + $1,600 de IVA, el subtotal es $10,000.

Tasa de Impuesto

El porcentaje que se aplica para calcular el impuesto. ISR de personas morales es 30%, IVA general es 16%, ISR de honorarios retenido es 10%, etc.

Tipo de Comprobante

Qué clase de CFDI es: "I" de Ingreso (ventas normales), "E" de Egreso (devoluciones o descuentos), "P" de Pago (complemento de pago), "N" de Nómina, "T" de Traslado (mover mercancías sin venta).

Tipo de Relación

Cuando una factura está relacionada con otra. Por ejemplo, si haces una nota de crédito, debe estar relacionada con la factura original que estás cancelando parcialmente.

Total

El monto final de la factura incluyendo todos los impuestos. Es lo que realmente cobra o paga. Subtotal + IVA - retenciones = Total.

Uso de CFDI

Para qué va a usar tu cliente la factura que le das. Debe elegir del catálogo del SAT: "G03" gastos en general (el más común), "P01" por definir, "D01" honorarios médicos, "S01" sin efectos fiscales, etc.

Utilidad

Tu ganancia. Ventas menos costos y gastos. Puede ser bruta (solo restando costo de ventas), de operación (restando gastos operativos), o neta (después de impuestos).

UUID

Otro nombre para el Folio Fiscal. Es el identificador único de 36 caracteres de cada factura.